Eine mittelständische Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften und Standorten stand vor der Herausforderung, ihre unterschiedlichen Prozesse für den Eingang, die Prüfung und die Freigabe von Rechnungen zu vereinheitlichen und zu digitalisieren.

Meine Rolle und Vorgehen

Als externer Projektleiter koordinierte ich die Einführung des digitalen Eingangsrechnungsworkflows zwischen Finance, IT, Fachbereichen und den beteiligten Software- und Implementierungspartnern.

Im Mittelpunkt standen die Aufnahme und Harmonisierung der bestehenden Prozesse, die Definition des zukünftigen Freigabeworkflows sowie die Integration der Lösung in die vorhandene DMS- und ERP-Landschaft.

Neben der technischen Umsetzung lag ein wesentlicher Schwerpunkt auf Rollen, Verantwortlichkeiten und der Frage, wie ein einheitlicher Prozess über mehrere Gesellschaften und Standorte hinweg praktikabel umgesetzt werden kann.

Erreichte Ergebnisse

• Einführung eines digitalen Workflows für eingehende Rechnungen.
• Standardisierung von Prüf- und Freigabeprozessen.
• Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Rechnungsprozesses.
• Strukturierung von Dokumentenmanagement und Finanzprozessen
• Automatisierung der Datenübertragung an die Steuerberater.

Mehrwert für das Unternehmen

Durch die Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses werden manuelle Übergaben und Medienbrüche reduziert und Freigaben transparenter nachvollziehbar. Gleichzeitig bildet der standardisierte Prozess eine Grundlage für die weitere Harmonisierung und Digitalisierung der Finanzprozesse innerhalb der Unternehmensgruppe.